El merchandising per a congressos i fires que funciona és lleuger, útil i fàcil de repartir: bosses de roba, bolígrafs, lanyards, llibretes petites i ampolles, més un article de més valor reservat per als contactes qualificats. Prepara’l amb almenys un mes de marge i compara pressupostos amb la mateixa especificació. Si ja en tens un, Promopack el rebaixa com a mínim un 10 % amb el mateix material i respon en 48 hores feineres.
Quin merchandising per a congressos i fires funciona de debò?
En una fira, el visitant recull desenes d’objectes i els carrega tot el dia. El que sobreviu a la tornada a casa és el que pesa poc, es fa servir i no sembla publicitat barata. Distingeix dos nivells:
- Repartiment general: per a tothom qui passa per l’estand. Cost unitari baix, quantitat gran.
- Regal qualificat: per a qui deixa les seves dades, té una reunió o és client. Poques unitats, més valor.
Llista d’articles per nivell
| Article | Nivell | Per què funciona |
|---|---|---|
| Bossa de roba o de congrés | General | El visitant hi posa tota la resta i la porta pel recinte |
| Bolígraf | General | Cost baix, útil durant la mateixa fira |
| Lanyard i portaacreditació | General (organitzador o patrocinador) | Visible durant tot l’esdeveniment |
| Llibreta petita | General | Es fa servir en xerrades i reunions |
| Ampolla reutilitzable | Qualificat o general en esdeveniments llargs | Útil in situ i després |
| Carregador portàtil o cable | Qualificat | Alt valor percebut en esdeveniments de tot el dia |
| Kit en capsa | Qualificat (clients, premsa) | Presentació cuidada, record durador |
El detall de lanyards, acreditacions, roll-ups i kits és a kits per a esdeveniments i fires, i per a festivals i esdeveniments a l’aire lliure a merchandising per a festivals i esdeveniments.
Quant merchandising cal portar a una fira?
Parteix de la dada que tinguis: visitants a l’estand en edicions anteriors, cites previstes o aforament del congrés. Com a orientació general, el repartiment general es calcula sobre els contactes que esperes a l’estand (no sobre el total de visitants de la fira) i el regal qualificat sobre les reunions i els leads previstos, amb una reserva d’un 10-15 %. Si és la teva primera fira, demana menys de l’article car i més del barat: és més fàcil quedar-se curt de regal prèmium que llençar capses de bolígrafs.
Ho expliquem amb més detall en el nostre article sobre com calcular quantitats de merchandising, al blog.
Amb quant de temps cal preparar el material?
Els terminis depenen de l’article, la tècnica i la temporada, i a la primavera i la tardor (temporada alta de fires) s’allarguen. Planifica-ho així: de sis a vuit setmanes abans, defineix els articles i les quantitats; cinc setmanes abans, tanca l’art final i el pressupost; quatre setmanes abans, aprova la mostra; dues setmanes abans, rep el material a l’oficina o directament al recinte si l’organitzador ho permet. Demanar amb urgència encareix la producció i el transport.
Com pagar menys pel merchandising de la fira?
- Agrupa la comanda: si vas a diverses fires l’any, demana el repartiment general de cop.
- Repeteix article i tècnica: reutilitzar pantalles i clixés redueix els costos fixos.
- Simplifica el marcatge: un color ben triat sobre el color del producte funciona igual que tres.
- Compara amb la mateixa especificació: producte, tècnica, colors, quantitat, embalatge i lliurament.
Amb l’especificació tancada, Promopack ofereix la mateixa comanda com a mínim un 10 % més barata: mateixos articles, mateixa tècnica i mateixa quantitat. Responem en un màxim de 48 hores feineres i pots demanar mostres pagant només el seu cost. Si no podem millorar el teu pressupost, t’ho diem i no costa res. Si és la teva primera fira i no tens referència, pots demanar pressupost des de zero.
Què fer amb el material que sobra?
Si el merchandising no porta la data ni el nom de l’esdeveniment, el sobrant serveix per a la fira següent, per a visites comercials o per al kit de benvinguda de noves incorporacions. Guarda’l en capses etiquetades amb l’article i la quantitat, i apunta quant se’n va repartir a cada esdeveniment: amb dues o tres fires registrades, els teus càlculs de quantitat seran molt més precisos i evitaràs comandes d’urgència.
Quins errors convé evitar?
- Repartir el regal car a tothom qui passa.
- Portar articles pesants o voluminosos que el visitant no vol carregar.
- Oblidar la bossa: sense, la resta del material es queda a l’estand.
- Rebre el material el dia abans, sense marge per a incidències.
- No apuntar quant se’n va repartir: és la dada per a la fira següent.
En resum
- El merchandising per a fires s’organitza en dos nivells: repartiment general i regal qualificat.
- Bosses, bolígrafs, lanyards i llibretes per al repartiment; ampolles, tecnologia i kits per als contactes clau.
- Calcula les quantitats sobre els contactes esperats a l’estand, amb un 10-15 % de reserva.
- Prepara el material amb sis a vuit setmanes de marge.
- Promopack rebaixa un pressupost de merchandising per a fires com a mínim un 10 % amb el mateix material, i respon en 48 hores feineres.
Si ja tens el pressupost del material de la teva propera fira, puja’l aquí i en 48 hores et diem quant pots estalviar.
Preguntes freqüents
Què és el més útil per repartir en un estand?
Una bossa de roba i un bolígraf cobreixen la majoria de casos: són lleugers, barats per unitat i es fan servir durant la mateixa fira. Una llibreta petita és un bon complement en congressos amb moltes xerrades.
Es pot enviar el merchandising directament al recinte firal?
Molts recintes accepten lliuraments en dates concretes i amb un etiquetatge específic de l’estand. Confirma-ho amb l’organitzador i comunica-ho al proveïdor en fer la comanda, perquè canvia el transport.
Puc demanar el mateix material de la fira de l’any passat més barat?
Sí. Si conserves el pressupost, Promopack ofereix els mateixos articles, tècnica i quantitat com a mínim un 10 % més barats i respon en 48 hores feineres.